Inilah Format Penulisan Surat Dinas Yang BENAR

By

Bagi yang sehari-hari bekerja sebagai pegawai di instansi pemerintah ataupun swasta pasti sudah sering berurusan dengan surat dinas. Surat ini adalah salah satu contoh surat resmi yang banyak digunakan untuk menyelesaikan berbagai macam urusan dinas. Nah bagi Anda yang masih belum faham dan belum bisa membuat surat dinas, berikut akan kami bagikan beberapa contoh surat dinas sebagai referensi untuk Anda.

Pengertian Surat Dinas

Secara sederhana surat dinas adalah surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi pemerintah atau swasta untuk keperluan kedinasan. Selain instansi, surat dinas juga sering dibuat oleh kelompok yang tergabung dalam sebuah organisasi misalnya organisasi di lingkungan kampus ataupun sekolahan.

Adapun permasalahan yang biasanya disampaikan dalam surat dinas ini antara lain untuk menyampaikan sebuah pengumuman, pemberian izin, pemberian tugas, permohonan, bukti perkembangan sebuah lembaga, hingga sebagai alat pengingat.

Struktur Surat Dinas

Sebagaimana umumnya pada jenis-jenis surat resmi seperti surat lamaran kerja, surat penawaran, surat resign, atau surat kuasa, surat dinas juga memiliki struktur yang tetap apapun jenis permasalahan yang termuat di dalamnya.

Hal ini karena surat dinas memang harus dibuat dengan format dan bahasa yang formal agar isinya bisa tersampaikan dengan jelas tanpa mengurangi kesopanan dan kaidah-kaidah kedinasan. Selain itu, format baku seperti ini juga sebenarnya akan membantu kita dalam membuat surat dinas karena kita hanya tinggal mengikuti struktur atau kerangka yang sudah ada.

Nah, berikut ini format atau struktur surat dinas:

Baca juga: Contoh Surat Lamaran Kerja

1. Kop surat

Ciri pertama yang membedakan antara surat resmi dan surat tidak resmi adalah penggunaan kop surat. Meskipun tidak semua surat resmi harus menggunakan kop seperti misalnya pada surat lamaran kerja, namun untuk surat dinas karena biasanya dibuat oleh sebuah instansi atau kelompok tertentu yang mewakili banyak orang, maka surat ini biasanya juga akan memiliki kop.

Hal-hal yang tertera pada kop surat ini antara lain nama instansi atau organisasi, alamat, nomor kontak dan lain-lain.

2. Tanggal surat

Setelah itu ada tanggal surat yang berisi informasi mengenai di mana dan tanggal berapa surat dinas dibuat.

3. Nomor surat

Nomor surat ini diperlukan untuk proses pengarsipan surat. Bentuknya berupa deretan karakter tertentu yang memiliki makna tertentu pula, dan biasanya akan berbeda antara instansi yang satu dan instansi lainnya.

4. Lampiran

Bagian ini berisi jumlah lampiran atau dokumen terlampir yang dikirim bersama surat dinas.

5. Perihal

Berisi informasi singkat atau inti masalah yang disampaikan dalam surat dinas.

6. Alamat tujuan surat

Berisi alamat tujuan surat.

7. Salam pembuka

Berisi salam pembuka seperti misalnya “dengan hormat” atau yang semisalnya, yang digunakan untuk mengawali redaksi surat sebelum masuk ke bagian isi.

8. Isi

Di bagian inilah ditulis semua hal penting yang ingin disampaikan oleh pengirim. Isi bagian ini dengan kalimat yang tidak bertele-tele, jelas, dan mudah dimengerti.

Anda mungkin mencari Contoh Surat Perjanjian

9. Salam penutup

Berisi salam penutup yang berfungsi untuk menutup bagian isi.

10. Nama terang pengirim dan tanda tangan

Berisi nama terang pengirim beserta tanda tangannya.

11. Tembusan

Bagian ini diisi apabila ada pihak lain atau instansi lain yang berkepentingan untuk mengetahui isi dari surat dinas yang dikirim. Isinya berupa nama instansi atau nama jabatan orang yang juga dikirimi salinan surat dinas.

Macam Surat Dinas

Dilihat dari maksud dibuatnya surat dinas, maka surat ini dapat dibedakan menjadi beberapa macam. Berikut ini macam-macam surat dinas menurut peruntukannya masing-masing:

1. Surat dinas permohonan

Dari namanya bisa kita fahami bahwa surat dinas permohonan adalah surat dinas yang dikirim untuk memohon suatu hal kepada penerima. Isinya misalnya permohonan izin, permohonan pendelegasian peserta pada acara tertentu, atau untuk permohonan mutasi.

2. Surat dinas pemberitahuan

Surat dinas jenis ini digunakan untuk menyampaikan sebuah pemberitahuan atau pengumuman pada penerima. Karena isinya hanya pemberitahuan, maka surat ini tidak memerlukan balasan.

3. Surat dinas keterangan

Surat ini dibuat untuk menerangkan suatu hal misalnya kondisi seseorang. Contoh surat keterangan antara lain surat keterangan tidak mampu, surat keterangan berkelakuan baik, dan surat keterangan masih kuliah.

4. Nota dinas

Dikenal juga dengan istilah memo. Surat dinas ini biasanya digunakan sebagai pengingat atau penyampai pesan dari atasan ke bawahan pada satu instansi.

5. Surat undangan dinas

Isinya bertujuan untuk mengundang orang-orang yang berkepentingan untuk hadir dalam acara tertentu, misalnya undangan rapat dinas.

Selain kelima surat dinas di atas, masih ada beberapa macam surat dinas untuk keperluan tertentu seperti surat janji temu, surat ucapan terima kasih, surat ucapan duka, surat pemberian bantuan, surat permohonan izin, surat tugas, surat perintah kerja, surat berita acara, surat perjalanan dinas, surat pengantar, surat panggilan, dan surat kuasa.

Lihat juga: Contoh Surat Kuasa

Cara Membuat Surat Dinas

Setelah mengetahui format atau struktur surat dinas, maka untuk membuatnya tentu sangatlah mudah. Anda bisa membuat surat dinas dengan cara berikut ini:

  1. Pertama jika instansi atau organisasi Anda belum punya kop surat, maka Anda bisa menyiapkan kop terlebih dahulu. Kop surat ini berisi identitas instansi seperti nama instansi atau organisasi, alamat lengkap, nomor telepon atau email, dan data-data lainnya.
  2. Lanjutkan dengan menuliskan tempat dan tanggal pembuatan surat.
  3. Isikan nomor surat untuk memudahkan proses pengarsipan surat oleh penerima.
  4. Kemudian tuliskan jumlah dokumen terlampir kalau ada.
  5. Tuliskan inti pokok yang termuat dalam surat dinas di bagian perihal.
  6. Pada bagian alamat surat silahkan tulis nama orang atau nama jabatan penerima surat dengan teliti.
  7. Buka atau awali bagian isi dengan salam pembuka yang contohnya bisa Anda lihat kembali di bagian penjelasan mengenai struktur surat dinas di atas.
  8. Tulis bagian isi dengan kata atau kalimat yang sopat, pada, singat, dan jelas.
  9. Akhiri bagian isi dengan salam penutup.
  10. Tulis nama terang pengirim serta jangan lupa bubuhkan tanda tangan di atas nama pengirim.
  11. Jika surat ditembuskan ke pihak lain, maka isikan siapa saja atau instansi apa saja yang Anda kirimi salinan surat dinas.

Contoh Surat Dinas

Jika Anda mengikuti cara membuat surat dinas di atas, maka sekarang Anda sudah memiliki satu contoh surat dinas buatan Anda sendiri.

Sebagai pembanding dan tambahan referensi agar Anda lebih faham bagaimana bentuk surat dinas, di bawah ini kami sertakan beberapa contoh surat dinas untuk berbagai keperluan.

Contoh Surat Tugas Dinas

Contoh Surat Tugas Dinas

Contoh Surat Dinas Resmi

Contoh Surat Resmi Dinas

Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas

Contoh Surat Tugas Perjalanan Dinas

Contoh Surat Dinas Sekolah

Contoh Surat Dinas Sekolah

Contoh Surat Dinas Perusahaan

Contoh Surat Dinas Perusahaan

Contoh Surat Dinas Pemerintahan

Contoh Surat Dinas Pemerintahan

Contoh Surat Dinas Sekolah SMP

Contoh Surat Dinas Sekolah SMP

Contoh Surat Dinas OSIS

Contoh Surat Dinas OSIS

Contoh Surat Permohonan Dinas

Contoh Surat Permohonan Dinas

Contoh Surat Rekomendasi Dinas

Contoh Surat Rekomendasi Dinas

Contoh Surat Dinas Yang Benar

Contoh Surat Dinas Yang Benar

Contoh Surat Resmi Dinas

Contoh Surat Dinas Resmi 1

Contoh Surat Dinas Kesehatan

Contoh Surat Dinas Kesehatan

Contoh Surat Dinas Permohonan Izin

Contoh Surat Dinas Permohonan Izin

Contoh Surat Dinas Pemberitahuan

Contoh Surat Dinas Pemberitahuan

Contoh Surat Dinas Bahasa Inggris

Contoh Surat Dinas Bahasa Inggris

Contoh Surat Dinas Yang Berkenaan Dengan Kegiatan Sekolah

Contoh Surat Dinas Yang Berkenaan Dengan Kegiatan Sekolah

Contoh Surat Dinas Kementerian Keuangan

Contoh Surat Dinas Kementerian Keuangan

Contoh Surat Dinas Karang Taruna

Contoh Surat Dinas Karang Taruna

Contoh Surat Dinas Undangan Rapat Wali Murid

Contoh Surat Dinas Undangan Rapat Wali Murid

Demikian contoh surat dinas yang mudah-mudahan bisa membantu Anda dalam membuat surat dinas yang baik dan benar. Namun jika Anda masih bingung misalnya pada saat menyusun redaksinya, maka Anda bisa menggunakan salah satu contoh surat dinas di atas dengan hanya mengganti beberapa data atau informasi yang ada agar sesuai dengan kebutuhan Anda. Selamat mencoba.

Leave a Comment